Er is een gesprek dat op veel bouwplaatsen plaatsvindt. De opdrachtgever vraagt of dat ene leidingtracé niet net iets anders kan. De uitvoerder zegt ja, want de sfeer is goed en het is maar een klein ding. Er wordt niets opgeschreven.
Vier maanden later, bij de eindafrekening, is dat kleine ding onderdeel van een lijst van dertig kleine dingen. Samen zijn ze geen klein ding meer. En dan begint de discussie die u gaat verliezen — niet omdat u ongelijk heeft, maar omdat u niets kunt laten zien.
Waarom het misgaat
Meerwerk sneuvelt bijna nooit op de vraag óf het meerwerk was. Het sneuvelt op drie andere punten.
- Er is geen bewijs van het moment. Wanneer is het gevraagd, wanneer uitgevoerd? Zonder datum is het uw woord tegen dat van de klant.
- Er is geen naam. Wie heeft het gevraagd, en was die persoon bevoegd om het te vragen?
- Er is geen gevolg benoemd. Wat betekent het voor prijs én planning? Een meerwerkclaim zonder planningsgevolg wordt bijna altijd afgewezen met “dat had u binnen de doorlooptijd moeten oplossen”.
Het protocol dat wel werkt
Vier regels. Ze passen op één A4 en een uitvoerder begrijpt ze in dertig seconden. Dat laatste is niet bijzaak — een protocol dat langer duurt om te lezen dan om te negeren, wordt genegeerd.
Regel 1 — Vastleggen op de dag zelf
Elk stuk meerwerk wordt op de dag van uitvoering vastgelegd. Niet aan het eind van de week, niet bij de eindafrekening. Een foto met een korte tekst via de telefoon is genoeg. Vorm is minder belangrijk dan tijdigheid.
Regel 2 — Vier velden, altijd
Datum, wie het vroeg, wat er gevraagd is, en wat het gevolg is voor prijs en planning. Ontbreekt één van de vier, dan is de vastlegging niet compleet.
Regel 3 — Direct terug naar de vrager
Diezelfde dag gaat de vastlegging per e-mail naar degene die het vroeg, met één zin: “ter bevestiging van wat we vandaag hebben afgesproken”. Geen reactie is óók iets waard. Een e-mail die vier maanden onweersproken bleef, staat sterk.
Regel 4 — Wekelijks optellen
Eén keer per week gaat het openstaande meerwerk als totaalbedrag naar de projectleider en naar de opdrachtgever. Zo komt niemand aan het eind voor een verrassing te staan, en juist daardoor lopen deze discussies uit de hand.
De belangrijkste zinZeg nooit “dat regelen we later wel”. Zeg: “prima, ik leg het vast en stuur het je vanmiddag.” Dat is geen wantrouwen, dat is vakmanschap — en de meeste opdrachtgevers waarderen het.
Wat u ermee wint, ook als u niets int
Zelfs als u besluit een deel van het meerwerk niet door te belasten, is de vastlegging waardevol. U weet dan namelijk wat u weggeeft. Nu geeft u het weg zonder het te weten, en dat is het verschil tussen een commerciële keuze en een lek.
Bovendien komt de vastlegging terug in uw nacalculatie. Projecten die structureel verliesgevend zijn door onbetaald meerwerk, worden pas zichtbaar als het meerwerk geregistreerd is — ook het meerwerk dat u niet factureert.
De eerste stap
Begin bij één project. Spreek met de uitvoerder af dat er vanaf morgen niets meer gebeurt zonder foto en vier velden. Kijk na zes weken wat er is opgeteld. In de meeste gevallen is dat bedrag de reden om het meteen bedrijfsbreed in te voeren.
BronnenABN AMRO, faalkostenonderzoek bouw en vastgoed (2019) · Praktijkervaring uit projecten in utiliteitsbouw en transformatie
